Gründung einer GmbH

Die GmbH ist nach wie vor die mit Abstand beliebteste Unternehmensform für den gewerblichen Mittelstand in Deutschland. Über ihre wichtigsten rechtlichen Charakteristika (1) sowie den Ablauf der Gründung einer GmbH (2) und einige wichtige Fragen zur Satzungsgestaltung (3) möchten wir Sie hier informieren:

1. Was ist eine GmbH?

Die GmbH ist eine juristische Person, die von ihren Geschäftsführern vertreten wird. Sie selbst, nicht die Gesellschafter, ist Inhaberin des von ihr betriebenen Unternehmens. Die Gesellschafter sind nur über ihre Geschäftsanteile an der GmbH beteiligt.

Den Gläubigern der Gesellschaft haftet nur das Gesellschaftsvermögen, nicht das Privatvermögen der Gesellschafter. Deren Haftung ist auf den Betrag des Stammkapitals der Gesellschaft begrenzt. Soweit das Stammkapital geleistet ist, ist jede Haftung ausgeschlossen. Diese Haftungsbegrenzung auf das Gesellschaftsvermögen hat allerdings ihren Preis: Die Gesellschaft muss mit einem Mindeststammkapital von 25.000 € ausgestattet werden. Wird sie mit einem geringeren Stammkapital gegründet (theoretisch reicht sogar schon 1,00 €), darf sie ihre Gewinne nicht voll ausschütten; sie soll vielmehr das Mindeststammkapital nach und nach ansparen. In der Firma muss eine solche Gesellschaft dann die Bezeichnung „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ führen. 

Das satzungsmäßige Stammkapital muss tatsächlich aufgebracht werden und zur freien Verfügung der Geschäftsführung stehen. Das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen der Gesellschaft darf nicht an die Gesellschafter zurückgezahlt werden. 

2. Ablauf der Gründung einer GmbH 

Die Gründung einer GmbH erfolgt durch Abschluss eines Gesellschaftsvertrages zu notarieller Urkunde. Diese besteht regelmäßig aus dem Gründungsprotokoll, in dem die Erklärungen zur Errichtung der Gesellschaft abgegeben und die ersten Geschäftsführer bestellt werden, und der Satzung der Gesellschaft. Bei der Beurkundung der Gründung können auch Bevollmächtigte mitwirken, welche sich aber durch eine notariell beurkundete oder beglaubigte Vollmacht legitimieren müssen.

Besteht das Unternehmen bereits in anderer Rechtsform, kann es nach den Vorschriften des Umwandlungsgesetzes in die Rechtsform einer GmbH überführt werden. Auch solche Transaktionen sind nur wirksam, wenn die entsprechenden Erklärungen notariell beurkundet sind.

Nach Beurkundung der Gesellschaftsgründung werden die Geschäftsführer ein Bankkonto der Gesellschaft errichten, auf das das Stammkapital einzuzahlen ist. Sieht die Satzung vor, dass das Stammkapital durch Sacheinlagen erbracht wird, müssen die eingebrachten Gegenstände auf die in Gründung befindliche Gesellschaft übertragen werden, also beispielsweise Kraftfahrzeuge übereignet oder Grundstücke aufgelassen und die Gesellschaft im Grundbuch als Eigentümer eingetragen werden. Keinesfalls sollten die Einlagen auf die Geschäftsanteile schon vor der Errichtung der Gründungsurkunde eingezahlt werden, auch dann nicht, wenn Ihnen Ihre Bank bereits ein Konto auf die noch zu gründende GmbH einrichtet, obwohl es den Kontoinhaber noch gar nicht gibt. Eine zweifelsfrei wirksame Einzahlung des Stammkapitals ist erst nach notarieller Beurkundung des Gesellschaftsvertrages möglich. Eine gleichwohl erfolgte vorherige Einzahlung bewirkt nicht unerhebliche Haftungsrisiken.

Die Anmeldung zum Handelsregister darf erst erfolgen, wenn auf jede in bar zu erbringende Einlage ein Viertel des Nennbetrags des Geschäftsanteils, mindestens insgesamt 12.500 € eingezahlt sind und sich diese Beträge endgültig in der freien Verfügung der Geschäftsführung befinden. Bei der Gründung einer „UG (haftungsbeschränkt)“ muss die Einlage in voller Höhe eingezahlt werden. Alle Geschäftsführer müssen bei der Anmeldung gegenüber dem Registergericht versichern, dass die Einlage ordnungsgemäß erbracht ist. Ist die Angabe falsch, sieht das Gesetz eine Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren vor. Ferner kommen Schadensersatzansprüche in Betracht. Die Handelsregisteranmeldung werden Sie bereits im Notartermin zur Gründung der Gesellschaft unterzeichnen. Wir wirken aber zu Ihrem eigenen Schutz darauf hin, dass uns die Aufbringung des Stammkapitals nachgewiesen wird und werden die Urkunde über die Registeranmeldung solange zurückhalten, bis dies der Fall ist, und sie erst dann in der erforderlichen elektronisch beglaubigten Form dem Registergericht zuleiten.

Bei Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister wird die HRB-Nummer vergeben, die neben anderen Daten auf allen Geschäftspapieren anzugeben ist.

Die Notarkosten für die Gründung einer GmbH durch mehrere Personen mit einem Stammkapital von 25.000 € belaufen sich, wenn Sie uns mit der Erstellung aller notwendigen Gründungsdokumente beauftragen, auf ca. 610 € zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Darin enthalten ist selbstverständlich auch die Gestaltungsberatung und die Gebühr für die Beurkundung der Gründungsdokumente.

Vielfach werden für Unternehmensgründer auch sogenannte „Vorrats-GmbH’s“ angeboten. Das sind Gesellschaften, die von meist gewerblichen Anbietern gegründet und dann an Unternehmensgründer weiterverkauft werden. Diese wechseln Geschäftsführer und Satzung aus und können so die Geschäfte bereits mit einer von vornherein im Handelsregister eingetragenen GmbH beginnen; per Saldo ist dies mit höheren Kosten und einem deutlich größeren Zeitaufwand verbunden, als die Neugründung einer GmbH (ca. 10% des Stammkapitals an den Anbieter der Vorrats-GmbH; dazu kommen Notarkosten für die Geschäftsanteilsabtretung sowie Satzungsneufassung, Geschäftsführerwechsel und entsprechende Handelsregistereintragungen). Ein praktisches Bedürfnis für den Rückgriff auf eine Vorrats-GmbH besteht nur selten. Im Zeitalter des elektronischen Rechtsverkehrs ist die Eintragung einer GmbH in das Handelsregister bei Bedarf in wenigen Tagen erreichbar. Die Rechtsprechung betrachtet außerdem die Verwendung einer Vorrats-GmbH als wirtschaftliche Neugründung, so dass Haftungsrisiken bestehen können, wenn nicht die Seriosität des Anbieters der Vorrats-GmbH über jeden Zweifel erhaben ist.

3. Gestaltung der Satzung 

Bei der Gestaltung einer GmbH-Satzung sollte man nicht anstreben, jedes denkbare Problem in der Satzung vorab regeln zu wollen. Zu vielschichtig sind die Entwicklungen, die sich für Gesellschaft und Unternehmen ergeben können. Aufgabe der Satzung ist es vielmehr, Verfahren zur Lösung von Problemen anzubieten. Weniger ist mehr. Nicht alles, was es gibt und was rechtlich zulässig ist, ist auch zweckmäßig.

Als Mindestangaben muss die Satzung der Gesellschaft Firma und Sitz, den Gegenstand des Unternehmens, den Betrag des Stammkapitals und den Betrag der von jedem Gesellschafter auf das Stammkapital zu leistenden Einlage bestimmen. Ferner muss es in die Satzung aufgenommen werden, wenn das Unternehmen auf eine gewisse Zeit beschränkt sein soll oder die Gesellschafter neben den Kapitaleinlagen noch weitere Verpflichtungen gegenüber der Gesellschaft übernehmen sollen. 

• Die Firma der Gesellschaft kann aus dem Namen eines Gesellschafters oder aus dem Gegenstand des Unternehmens entlehnt sein, muss es aber nicht. Zulässig ist auch ein reiner Fantasiename. Die Firma muss sich jedoch von den Firmen anderer am Sitz der Gesellschaft eingetragener Unternehmen deutlich unterscheiden. Sie darf auch keine Angaben enthalten, die geeignet sind, über die geschäftlichen Verhältnisse der Gesellschaft irre zu führen. 

Vor Gründung der GmbH sollte unbedingt die marken- und wettbewerbsrechtliche Zulässigkeit der Firmierung geklärt werden, etwa durch Recherche in Internetsuchmaschinen oder durch eine Einsicht in das Markenregister (www.dpma.de). Andernfalls drohen kostenträchtige wettbewerbsrechtliche Abmahnverfahren und weitere Schäden etwa dadurch, dass bereits gedruckte Geschäftspapiere und Flyer oder ähnliches wieder vernichtet werden müssen. 

• Der Unternehmensgegenstand muss so konkret umschrieben werden, dass der Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit hinreichend erkennbar ist. Nicht jede kleine Nebentätigkeit muss aufgeführt sein; andererseits sind Leerformeln wie „Produktion und Vertrieb von Waren aller Art“ nicht ausreichend.

Es muss erkennbar sein, ob für die Tätigkeit eine staatliche Genehmigung oder die Eintragung in die Handwerksrolle erforderlich ist; ist dies der Fall, muss die Genehmigung bzw. Eintragung auf die GmbH lauten. Dass sie dem Gesellschafter oder Geschäftsführer persönlich erteilt ist, genügt nicht. Genehmigungen sind z.B. notwendig für Makler und Bauträger, nach dem Güterkraftverkehrsgesetz, für Gaststätten und für Finanzdienstleistungen. Soweit der Unternehmensgegenstand den Betrieb einer handwerklichen Tätigkeit berührt, ist die Eintragung in die Handwerksrolle erforderlich. Auch wenn die staatliche Genehmigung keine Voraussetzung für die Eintragung der GmbH in das Handelsregister ist, so muss sie doch spätestens bei Aufnahme der betreffenden Tätigkeit vorliegen.

• Die Gesellschaft muss einen satzungsmäßigen Sitz und eine inländische Geschäftsanschrift haben. Beides ist zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden. Der Ort, an dem tatsächlich die Verwaltung der Gesellschaft geführt wird („Verwaltungssitz“), muss damit nicht identisch sein; er kann sogar im Ausland liegen. Bereits ab der notariellen Beurkundung der Gründung sollte man sicherstellen, dass unter der inländischen Geschäftsanschrift Post auch tatsächlich zugestellt werden kann. Kommt Post als unzustellbar zurück, kann dies das Eintragungsverfahren entscheidend verzögern. Ändert sich die inländische Geschäftsanschrift später, muss auch dies zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden, auch wenn es sich nur um einen Umzug innerhalb derselben Gemeinde handelt und der Sitz der Gesellschaft unverändert bleibt.

• Das satzungsmäßige Stammkapital muss so tatsächlich geleistet werden, wie dies in der Satzung festgelegt ist, regelmäßig also in bar durch Einzahlung auf ein Konto der Gesellschaft.

Soll das Stammkapital durch Sacheinlagen aufgebracht werden, muss dies in der Satzung so bestimmt werden. Dem Registergericht muss durch geeignete Unterlagen nachgewiesen werden, dass der Wert der Sacheinlagen den Nennbetrag der dafür übernommenen Geschäftsanteile erreicht. Ferner muss dem Gericht ein sog. Sachgründungsbericht vorgelegt werden. Das Gründungsverfahren wird hierdurch komplizierter; gelegentlich empfiehlt es sich daher, auf eine Bargründung auszuweichen und die Sacheinlagen im Wege einer Kapitalerhöhung als zweiten Schritt in die Gesellschaft einzubringen. Bei der Erstellung der erforderlichen Dokumente hilft der Notar.

Wird zwar formell eine Bareinlage vereinbart und geleistet, soll die Gesellschaft bei wirtschaftlicher Betrachtung aber einen Sachwert erhalten, liegt eine sog. „verdeckte Sacheinlage“ vor. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn das zunächst in bar eingezahlte Kapital als Kaufpreis für Maschinen oder Fahrzeuge wieder an den Gesellschafter zurückfließt. Der Wert der Sacheinlage wird nach Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister zwar auf die Bareinlageverpflichtung angerechnet. Der Gesellschafter ist aber beweispflichtig dafür, dass und welchen Wert seine Sacheinlage hatte, und zwar auch noch nach langer Zeit. Spätestens im Falle der Insolvenz der Gesellschaft wird er diesen Beweis erbringen müssen, wenn der Insolvenzverwalter die erneute Einlageleistung fordert. Weiß der Geschäftsführer von einer erfolgten oder geplanten verdeckten Sacheinlage, macht er sich strafbar, wenn er in der Handelsregisteranmeldung versichert, die Bareinlage sei ordnungsgemäß erbracht.

Ähnliches gilt, wenn das zunächst in bar eingezahlte Stammkapital anschließend als Darlehen wieder an den Gesellschafter zurückfließt. Selbstverständlich lässt sich dies auch dadurch nicht umgehen, dass der Rückfluss nicht an den Gesellschafter selbst erfolgt, sondern an eine ihm nahestehende Person, typischerweise den Ehegatten, oder an ein mit dem Gesellschafter verbundenes Unternehmen.

• Sowohl bei der Gründung einer GmbH mit zwei zu je 50% beteiligten Gesellschaftern als auch bei Vorhandensein eines Mehrheitsgesellschafters und von Minderheitsgesellschaftern ist bei der Gestaltung der Satzung die künftige Machtverteilung in der Gesellschaft zu bedenken.

Im ersteren Fall könnten sich die Gesellschafter gegenseitig blockieren. Daher ist zu überlegen, ob nicht für einzelne Fälle, wie z.B. der Bestellung eines Geschäftsführers, unter bestimmten Voraussetzungen die Verpflichtung eines Gesellschafters vorgesehen werden sollte, dem Vorschlag des anderen zuzustimmen. Einen gewissen Minderheitenschutz sieht das GmbH-Gesetz dadurch vor, dass die Satzung nur mit einer Mehrheit von 3⁄4 der abgegebenen Stimmen durch Gesellschafterbeschluss geändert werden kann. Dies gilt insbesondere auch für Kapitalerhöhungen. Die Satzung kann ein höheres Quorum festlegen.

Die Gesellschafter haben grundsätzlich (nur) einen Anspruch auf Ausschüttung des Jahresgewinns zuzüglich Gewinnvortrag und abzüglich Verlustvortrag; auch hier kann der Gesellschaftsvertrag Abweichendes regeln, insbesondere zu der Frage, unter welchen Voraussetzungen Gewinne in die Rücklagen eingestellt oder solche Rücklagen ausgeschüttet werden oder ob ungleichmäßige (disquotale) Gewinnausschüttungen zulässig sind.

• Geschäftsanteile einer GmbH sind grundsätzlich frei veräußerlich und vererblich. Die Abtretung von Geschäftsanteilen sowie jede Vereinbarung, durch die mittelbar oder unmittelbar eine Verpflichtung dazu begründet wird, bedarf eines in notarieller Form geschlossenen Vertrages.

Meist wird den Gesellschaftern daran gelegen sein, den Kreis der möglichen Gesellschafter unter Kontrolle zu halten und das Eindringen fremder Personen in die Gesellschaft ohne Zustimmung der anderen Gesellschafter zu verhindern. Dann kann die Satzung z.B. vorsehen, dass die Abtretung der Geschäftsanteile nur mit Zustimmung der Mitgesellschafter wirksam wird. Freilich sollten diese Beschränkungen auf das tatsächlich Notwendige begrenzt werden. So macht es kaum Sinn, die Abtretung eines Geschäftsanteils an einen Mitgesellschafter von der Zustimmung der anderen Gesellschafter abhängig zu machen. Vielfach wird auch gewünscht sein, die Beteiligung in der Familie des Gesellschafters zu erhalten, ohne dass die Mitgesellschafter gefragt werden müssen.

Dass gesellschaftsfremde Personen Gesellschafter werden, kann auch dadurch geschehen, dass ein Gesellschafter verstirbt und von Personen beerbt wird, die die anderen Gesellschafter nicht als Mitgesellschafter akzeptieren möchten, dass über das Vermögen eines Gesellschafters das Insolvenzverfahren eröffnet wird und damit ein Insolvenzverwalter seine Rechte aus der Gesellschafterstellung wahrnimmt, oder dass Gläubiger eines Gesellschafters die Zwangsvollstreckung in dessen Geschäftsanteil betreiben. Für all diese Fälle werden wir Ihnen geeignete Gestaltungen vorschlagen, die verhindern, dass fremde Personen ohne Zustimmung der verbleibenden Gesellschafter in die Gesellschaft eindringen können.

• Da man rein faktisch niemanden daran hindern kann, seine Mitarbeit in der Gesellschaft aufzugeben, wird die Satzung ein Kündigungsrecht des Gesellschafters und eine Regelung vorsehen, wie mit seinem Geschäftsanteil anschließend zu verfahren ist. Zweckmäßigerweise entscheiden die verbleibenden Gesellschafter darüber, ob z.B. der Anteil an einen oder mehrere Mitgesellschafter übertragen wird oder ob ein anderer Gesellschafter anstelle des Kündigenden in die Gesellschaft aufgenommen wird.

• Ausscheidende Gesellschafter erhalten grundsätzlich eine Abfindung aus dem Gesellschaftsvermögen. Nach den gesetzlichen Bestimmungen besteht das Abfindungsguthaben in der Höhe des wirklichen Werts des Geschäftsanteils zum Zeitpunkt des Ausscheidens des Gesellschafters. Da dessen Ermittlung in der Praxis außerordentlich schwierig ist, sollte die Satzung zumindest das Verfahren zur Ermittlung des Abfindungsguthabens vorsehen.

Ein satzungsmäßiger Ausschluss der Abfindung ist regelmäßig unzulässig. Eine Abfindung nach dem handels- oder steuerrechtlichen Bilanzwert („Buchwert“) kann zulässig sein, kann aber andererseits auch erheblich hinter dem wirklichen Anteilswert zurückbleiben und Gefahr laufen, von der Rechtsprechung im Ernstfall nicht anerkannt zu werden mit der Folge, dass die Abfindung nach dem tatsächlichen Wert des Anteils zu bemessen ist. Die Fälligkeit des Abfindungsguthabens kann und sollte auf einige Jahre gestreckt werden, wobei der offene Anspruch des ausscheidenden Gesellschafters allerdings dann marktüblich zu verzinsen ist.

• Auch wenn es die Satzung nicht ausdrücklich regelt, darf in einer Mehrpersonengesellschaft ein Gesellschafter, der zugleich Geschäftsführer ist oder der bestimmenden Einfluss auf die Gesellschaft ausübt, der Gesellschaft keinen Wettbewerb machen. Sollen die Gesellschafter von diesen Beschränkungen befreit werden, muss zumindest eine entsprechende Öffnungsklausel im Gesellschaftsvertrag enthalten sein. Die Befreiung vom Wettbewerbsverbot sollte nie ohne Rücksprache mit dem Steuerberater erfolgen. Gegebenenfalls sollte das unternehmerische Engagement des Gesellschafters von dem der Gesellschaft durch einen schriftlichen sog. Betriebsabgrenzungsvertrag objektiv prüfbar abgegrenzt werden.

4. Haftungsrisiken im Gründungsstadium 

Haftungsrisiken für die Gesellschafter über den Betrag der im Gesellschaftsvertrag vereinbarten und geleisteten Einlage hinaus bestehen im Gründungsstadium oder wenn die gesetzlichen Bestimmungen zur Kapitalerhaltung nicht beachtet werden. Die Aufnahme des Geschäftsbetriebs vor der Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister ist nicht verboten. Auch kann das eingezahlte Stammkapital bereits vor Eintragung der Gesellschaft für deren Geschäftsbetrieb eingesetzt werden. Es muss zum Zeitpunkt der Eintragung nicht mehr unversehrt in bar, sondern nur noch dem Werte nach vorhanden sein. Dies ist aber dem Registergericht auf Verlangen nachzuweisen. Das Gericht wird die Eintragung der Gesellschaft ablehnen, wenn es erfährt, dass im Zuge einer vorzeitigen Aufnahme des Geschäftsbetriebs Anfangsverluste entstanden sind und das eingezahlte Stammkapital wertmäßig nicht mehr ungeschmälert vorhanden ist.

Der Geschäftsführer haftet für alle Rechtsgeschäfte, die er vor der Eintragung der Gesellschaft vornimmt, persönlich. Mehrere Geschäftsführer haften in voller Höhe als Gesamtschuldner. Zwar erlischt diese Haftung nach der Rechtsprechung mit Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister. Daneben steht aber die Haftung der Gründungsgesellschafter auf den Differenzbetrag zwischen dem tatsächlichen Wert des Gesellschaftsvermögens und dem satzungsmäßigen und im Handelsregister einzutragenden Stammkapitalbetrag (sog. Differenzhaftung). Der Geschäftsführer wiederum kann schadensersatzpflichtig sein, wenn eine derartige Differenz entstanden ist. Eine verschärfte unbeschränkte Haftung aller Gesellschafter und Geschäftsführer mit ihrem Gesamtvermögen tritt ein, wenn es wider Erwarten nicht zur Eintragung der GmbH in das Handelsregister kommen sollte. Besonders haftungsträchtig ist in diesem Zusammenhang die Eingehung von Dauerschuldverhältnissen (Mietverträge, Leasingverträge) vor der Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister.

Zur Vermeidung von Haftungsrisiken im Gründungsstadium empfiehlt es sich daher, die Geschäftstätigkeit erst aufzunehmen, wenn die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist. Vorher sollten nur die notwendigsten Gründungsgeschäfte vorgenommen werden. Für die Dauer des Eintragungsverfahrens sollten für den Regelfall vorsorglich ein bis zwei Wochen einkalkuliert werden. In eiligen Fällen ist die Eintragung gelegentlich auch schneller zu erreichen.

5. Die Bedeutung der Gesellschafterliste 

Im Zuge der Gründung der Gesellschaft wird erstmals eine Liste der Gesellschafter zum Handelsregister eingereicht, die die Beteiligungsverhältnisse im Einzelnen verlautbart. Geschäftspartner der GmbH können auf diese Weise lückenlos und einfach nachvollziehen, wer hinter der Gesellschaft steht. Nur derjenige gilt im Verhältnis zur Gesellschaft als Gesellschafter, der in die Gesellschafterliste eingetragen ist.

Auf Grund einer unrichtigen Gesellschafterliste kann ein Gesellschafter im Extremfall sogar seine Beteiligung verlieren: Ein Geschäftsanteil kann nämlich auch gutgläubig von einem in der Gesellschafterliste eingetragenen Nichtberechtigten erworben werden. Ist eine unrichtige Eintragung in der Gesellschafterliste dem wahren Berechtigten zuzurechnen oder ist sie für mindestens drei Jahre unbeanstandet geblieben, so kann der Erwerber darauf vertrauen, dass die in der Gesellschafterliste verzeichnete Person auch wirklich Gesellschafter ist. Der Inhalt der Liste gilt dem Erwerber gegenüber als richtig. Dem Geschäftsführer, der nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine aktualisierte Gesellschafterliste einzureichen hat, drohen dann Schadensersatzansprüche.

Gesellschafter und Geschäftsführer sollten daher in ihrem eigenen Interesse stets dafür sorgen, dass die im Handelsregister aufgenommene Gesellschafterliste die Beteiligungsverhältnisse aktuell zutreffend wiedergibt.

Für eine individuelle rechtliche Beratung und detaillierte Information zur Ausgestaltung der Satzung für Ihr Unternehmen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Für bilanzielle und steuerliche Fragen sollten Sie die Beratung eines Steuerberaters oder vereidigten Buchprüfers in Anspruch nehmen. Ausführliche Informationen zur Unternehmensgründung finden Sie unter www.gruenderagentur-bayern.de.