Der eingetragene Verein
1. Gründung
Ein eingetragener Verein kann zu jedem gesetzlich zulässigen Zweck gegründet werden. Dazu müssen sich die Gründer in einer Gründungsversammlung auf eine Satzung einigen und diese feststellen. Über die Versammlung wird ein Gründungsprotokoll errichtet, welches mit Datum versehen und von mindestens sieben Gründern unterzeichnet werden muss. Das Gründungsprotokoll muss ferner Ort und Tag der Versammlung, den Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers, die gefassten Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse enthalten.
In der Gründungsversammlung findet regelmäßig auch die Wahl des ersten Vorstands statt. In das Gründungsprotokoll werden hierzu Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der gewählten Vorstandsmitglieder aufgenommen. Auch die Tatsache, dass die Gewählten die Wahl angenommen haben, ist zu vermerken. Als Anlage werden dem Gründungsprotokoll eine Anwesenheitsliste sowie die festgestellte Satzung beigefügt.
Der neu gewählte Vorstand sollte möglichst zügig die Eintragung des Vereins in das Vereinsregister veranlassen. Die Anmeldung hierzu muss in notariell beglaubigter Form erfolgen. Als Anlagen müssen der Anmeldung Abschriften der Satzung und der Urkunde über die Bestellung des Vorstands, also regelmäßig des Gründungsprotokolls, beigefügt werden. Den Text der Registeranmeldung erstellt der Notar; er leitet auch die Anmeldung nebst den erforderlichen Anlagen an das zuständige Amtsgericht weiter.
In das Vereinsregister werden Name und Sitz des Vereins, der Tag der Errichtung der Satzung, die Mitglieder des Vorstands und ihre Vertretungsmacht eingetragen. Jeder, der sich im Vereinsregister über den Verein informiert, kann sich auf die Eintragungen verlassen. Umgekehrt kann der Vorstand eines Vereins durch einen bloßen Auszug aus dem Vereinsregister sehr einfach den Nachweis führen, dass er zur Vertretung des Vereins tatsächlich berechtigt ist. Bis zur Eintragung müssen die Mitglieder und alle, die für den Verein handeln, damit rechnen, dass sie persönlich für die Verpflichtungen des Vereins einstehen müssen. Erst mit der Eintragung gehen die Rechte und Pflichten und auch die Haftung auf den Verein über; der Verein erlangt die Rechtsfähigkeit und sein Name erhält den Zusatz „eingetragener Verein“.
2. Inhalt der Satzung
Für die Satzung des eingetragenen Vereins sieht das BGB einen bestimmten Mindestinhalt vor. Fehlen entsprechende Bestimmungen in der Vereinssatzung, weist das Amtsgericht die Anmeldung zurück.
Zum notwendigen Inhalt gehören die folgenden Bestimmungen:
- Der Name des Vereins muss sich von den Namen der am selben Ort oder in derselben Gemeinde bestehenden eingetragenen Vereine deutlich unterscheiden. Im Übrigen kann er aber grundsätzlich frei gewählt werden. Der Zusatz „eingetragener Verein“ ist ab Eintragung in das Vereinsregister fester Namensbestandteil und muss ab diesem Zeitpunkt vom Verein geführt werden.
- Die Satzung muss den Sitz des Vereins angeben, also regelmäßig den Ort, an dem seine Verwaltung geführt wird.
- Der Zweck des Vereins ist der den Charakter des Vereins bestimmende oberste Leitsatz, in dem das alle Mitglieder verbindende Interesse zum Ausdruck kommt, nicht jede einzelne Aktivität.
- Aus der Vereinssatzung muss sich ausdrücklich ergeben, dass der Verein im Vereinsregister eingetragen werden soll.
- Die Satzung muss Bestimmungen über den Eintritt und Austritt der Mitglieder enthalten. Die Mitgliedschaft im Verein wird entweder durch Beteiligung an der Vereinsgründung oder durch späteren Beitritt erworben. Sie ist nicht übertragbar oder vererblich; auch die Ausübung der Mitgliedschaftsrechte kann man einem anderen nicht überlassen. Meist wird in der Satzung geregelt, dass zur Aufnahme ein schriftlicher Antrag erforderlich ist und über die Aufnahme der Vorstand entscheidet. Das Recht des Mitglieds zum Austritt aus dem Verein kann nicht beschränkt werden. Die Satzung kann allerdings bestimmen, dass der Austritt nur am Schluss eines Geschäftsjahres oder erst nach Ablauf einer Kündigungsfrist von maximal zwei Jahren zulässig ist.
- Die Satzung muss weiterhin Regelungen darüber enthalten, ob und welche Beiträge von den Mitgliedern zu leisten sind, wie der Vorstand gebildet wird sowie schließlich über die Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung einzuberufen ist, über die Form der Einberufung und über die Protokollierung der darin gefassten Beschlüsse.
Darüber hinaus können auch sonstige zweckmäßige Bestimmungen in die Satzung aufgenommen werden. Vollständigkeit ist natürlich wichtig, aber nicht alles, was es gibt und was gesetzlich zulässig ist, ist in der Tat auch zweckmäßig. Hier kann es sich empfehlen, auf Mustersatzungen von Fachverbänden zurückzugreifen.
Strebt der Verein die Anerkennung als steuerbegünstigte gemeinnützige Körperschaft an, so sind bei der Formulierung der Vereinssatzung die Vorgaben der §§ 51 ff. der Abgabenordnung zu beachten. Als gemeinnützig kann der Verein anerkannt werden, wenn er – grob gesagt – ausschließlich Ziele verfolgt, die der Allgemeinheit dienen. Neben der steuerlichen Bevorzugung kommt der Verein dann leichter in den Genuss von öffentlichen Fördermitteln. Er ist dann berechtigt, Spendenbescheinigungen auszustellen, auf Grund derer der Spender die Spende in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen kann. Der Entwurf der Vereinssatzung sollte daher auch mit dem zuständigen Finanzamt abgestimmt werden. Dieses prüft die Voraussetzungen der steuerlichen Anerkennung als gemeinnützig anhand des Vereinszwecks und der tatsächlichen Tätigkeit des Vereins.
Muster für die entsprechenden Formulierungen der Vereinssatzung und für Zuwendungsbestätigungen finden sich unter „Steuerinfos“ beim Bayerischen Landesamt für Steuern (www.finanzamt.bayern.de/Informationen/Steuerinfos/Zielgruppen/Vereine).
3. Organe des Vereins
Jeder Verein hat notwendigerweise zwei Organe, nämlich die Mitgliederversammlung und den Vorstand. Darüber hinaus kann die Satzung weitere Vereinsorgane vorsehen und deren Aufgabenkreis bestimmen.
a) Vorstand
Der erste Vorstand wird regelmäßig in der Gründungsversammlung bestimmt; danach erfolgt die Bestellung des Vorstands durch Beschluss der Mitgliederversammlung. Der Vorstand vertritt den Verein als dessen gesetzlicher Vertreter gerichtlich und außergerichtlich. „Vorstand“ in diesem Sinne meint den vertretungsberechtigten Vorstand im Sinne von § 26 BGB. Besteht der geschäftsführende Vorstand aus weiteren Personen, muss in der Satzung klargestellt werden, welche Vorstandsmitglieder vertretungsberechtigt und in das Vereinsregister einzutragen sind.
Die Vertretungsbefugnis kann durch die Satzung beschränkt werden, z. B. dadurch, dass bei Rechtsgeschäften, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, die Zustimmung eines in der Satzung vorgesehenen erweiterten Vorstands oder Beirats oder der Mitgliederversammlung erforderlich ist. Dies kann auch so in das Vereinsregister eingetragen werden.
Die Satzung sollte auch die Vertretungsbefugnis der einzelnen Vorstandsmitglieder für den Fall regeln, dass mehrere Vorstandsmitglieder vorhanden sind: Darf ein Vorstandsmitglied den Verein allein vertreten oder müssen zwei oder sogar alle Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich handeln? Ist in der Satzung nichts geregelt, wird der Verein durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten, wenn der Vorstand aus mehreren Personen besteht. Nur wenn dem Verein gegenüber eine Erklärung abzugeben ist, genügt die Abgabe gegenüber einem Mitglied des Vorstands. Der Entscheidung hierüber wird immer eine Abwägung vorausgehen. Dass mehrere Personen zusammenwirken müssen, schützt vor Missbrauch und verteilt die Verantwortung auf mehrere Schultern. Dafür ist eine solche Regelung bei alltäglichen Geschäften recht umständlich.
Die Amtszeit der Vorstandsmitglieder regelt die Satzung. Jede spätere Änderung des Vorstands ist vom Vorstand zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden, allerdings nur bei der Neuwahl von Vorstandsmitgliedern, nicht bei der bloßen Wiederwahl. Auch diese Anmeldung muss notariell beglaubigt werden. Unterzeichnen müssen die Mitglieder des Vorstands in vertretungsberechtigter Zahl. Änderungen des Vorstands sollten sehr rasch zum Vereinsregister angemeldet werden. Der Verein muss sich nämlich an den Angaben, die für ihn im Vereinsregister eingetragen sind, festhalten lassen. Daher liegt es in seinem eigenen Interesse, dass die Eintragungen sowohl hinsichtlich der Personen der Vorstandsmitglieder, als auch hinsichtlich der gültigen Satzung vollständig, aktuell und richtig sind.
b) Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung ist das oberste Willensbildungsorgan des Vereins. Sie tritt mindestens einmal jährlich zusammen und ist grundsätzlich für alle Vereinsangelegenheiten zuständig. Jedes Mitglied hat in der Versammlung eine Stimme. Die Mitgliederversammlung entscheidet grundsätzlich mit der Mehrheit der erschienenen Mitglieder. Dabei ist von der Mehrheit der abgegebenen Ja- oder Neinstimmen auszugehen. Stimmenthaltungen werden nicht mitgezählt.
Für die Einberufung der Mitgliederversammlung gelten die Bestimmungen der Satzung. Die Mitgliederversammlung ist jedenfalls dann einzuberufen, wenn dies im Interesse des Vereins angezeigt ist.
Einen gültigen Beschluss kann die Mitgliederversammlung nur zu einem mit der Einladung mitgeteilten Gegenstand der Tagesordnung fassen. Unter dem Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ kann kein Beschluss gefasst werden. Hier besteht nur die Möglichkeit einer allgemeinen Aussprache. Soll durch Beschluss der Mitgliederversammlung die Satzung geändert werden, muss in der Einladung zumindest die zu ändernde Satzungsbestimmung mitgeteilt werden. Es empfiehlt sich darüber hinaus, die vorgeschlagenen Änderungen wörtlich zu zitieren. Bei einer vollständigen Neufassung der Satzung muss der gesamte neue Satzungstext den Mitgliedern zusammen mit der Einladung oder auf andere Weise, z. B. durch Auslegung in den Vereinsräumen, zugänglich gemacht werden. Der Beschluss bedarf einer Mehrheit von 3⁄4 der erschienenen Mitglieder; zur Änderung des Zwecks des Vereins ist die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich. Wahlen müssen für jedes zu wählende Vorstandsmitglied einzeln durchgeführt werden, wenn die Satzung nicht Blockwahl ausdrücklich zulässt; das Protokoll der Versammlung sollte auch zum Ausdruck bringen, dass dies beachtet worden ist.
Die Satzungsänderung wird erst wirksam mit ihrer Eintragung in das Vereinsregister. Hierzu ist sie in notariell beglaubigter Form vom Vorstand zur Eintragung anzumelden. Der Anmeldung sind eine Abschrift des die Änderung enthaltenden Beschlusses und der vollständige Wortlaut der aktuellen Satzung beizufügen. Dabei müssen die geänderten Bestimmungen mit dem Beschluss über die Satzungsänderung und die unveränderten Bestimmungen mit der zuletzt gültigen Satzung übereinstimmen. So kann sich jeder über den aktuell gültigen Wortlaut der Vereinssatzung informieren, ohne ihn erst aus den eingereichten Änderungsbeschlüssen rekonstruieren zu müssen.
Über den Ablauf der Mitgliederversammlung muss ein Protokoll errichtet werden, entweder ausführlich oder als Ergebnisprotokoll. Protokolle, die zum Vereinsregister eingereicht werden müssen, müssen mindestens folgendes enthalten:
- Name des Vereins
- Ort und Datum der Versammlung
- Versammlungsleiter und Protokollführer
- Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung
- Anwesenheit und Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Aufzählung der Tagesordnungspunkte und Annahme der Tagesordnung
- Zur Abstimmung gestellte Anträge und Art der Abstimmung, z. B. durch Handaufheben
- Gefasste Beschlüsse im Wortlaut und das jeweilige Abstimmungsergebnis
- Bei Wahlen die persönlichen Daten der Gewählten, Ämterverteilung und Annahme der Wahl
- Bei Satzungsänderungen den vollständigen Wortlaut der geänderten Bestimmungen
- Die Unterschriften, die die Satzung vorschreibt.
c) Weitere Organe
Die Satzung des Vereins kann weitere Organe, sowie deren Aufgabenkreis im Einzelnen vorsehen. Beispiele sind Kassenprüfer, ein Beirat, Kuratorium oder erweiterter Vorstand, welche den Vorstand beraten und Vorentscheidungen über die Grundzüge der Vereinspolitik treffen können.
4. Das Ende des Vereins
Ein Verein wird durch Beschluss der Mitglieder aufgelöst. Erforderlich ist eine Mehrheit von 3⁄4 der abgegebenen Stimmen, wobei die Satzung eine andere Mehrheit vorsehen kann. Auch die Eröffnung des Insolvenzverfahrens hat die Auflösung des Vereins zur Folge. Der Vorstand hat dem Amtsgericht jederzeit auf dessen Verlangen eine Bescheinigung über die Zahl der Vereinsmitglieder einzureichen; sinkt deren Anzahl unter 3 herab, entzieht das Amtsgericht dem Verein die Rechtsfähigkeit.
Wird der Verein durch Beschluss der Mitgliederversammlung aufgelöst oder wird ihm die Rechtsfähigkeit durch das Amtsgericht entzogen, so ist dies in das Vereinsregister einzutragen. Die Auflösung hat der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl anzumelden. Eine Abschrift des Auflösungsbeschlusses muss beigefügt werden. Gleichzeitig sind die Liquidatoren anzumelden; dies sind, wenn im Auflösungsbeschluss nichts anderes bestimmt ist, die bisherigen Vorstände.
In der folgenden Liquidationsphase können die Gläubiger des Vereins ihre offenen Forderungen anmelden. Die laufenden Geschäfte des Vereins werden beendet, offene Forderungen eingezogen und Verbindlichkeiten des Vereins erfüllt. Ein Jahr nach der öffentlichen Bekanntmachung des Auflösungsbeschlusses fällt das restliche Vermögen an den in der Satzung bestimmten Berechtigten. Anschließend meldet der Liquidator die Beendigung der Liquidation zum Vereinsregister an, nach deren Eintragung ist der Verein erloschen.
5. Weitere Informationen
Weitere Informationen und Musterformulierungen finden Sie z.B. in den Informationsbroschüren des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz („Rund um den Verein“ download unter https://www.justiz.bayern.de/service/broschueren) und des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen („Steuertipps für Vereine“, download unter https://www.finanzamt.bayern.de/Informationen/Steuerinfos/Zielgruppen/Vereine)
Selbstverständlich stehen auch wir Ihnen für eine umfassende Beratung zu allen rechtlichen Fragen, die Ihren Verein betreffen, zur Verfügung.